25 Workflow-Automatisierungen: So kombinierst du Business Tools mit Zapier [mit Gewinnspiel]

Zapier ist ein Dienst, der es euch ermöglicht, verschiedene Tools miteinander zu verbinden. Dabei könnt ihr ein bestimmtes Ausgangsereignis festlegen, wie z. B. ein neuer Follower auf Twitter. Daraufhin wählt ihr ein Ereignis, welches automatisch passiert, sobald das Ausgangsereignis („neuer Follower auf Twitter“) eintritt, z. B. eine Nachricht auf Slack erhalten. Dies wäre eine Kombination von Twitter und Slack. Das ist natürlich ein sehr simples Beispiel, doch so lassen sich mit etwas Inspiration, Kreativität oder Recherche wirkliche tolle Automatisierungen vornehmen, die euch kostbare Zeit und unnötigen Ärger ersparen. Darüber hinaus lassen sich sogar mehrstufige Workflows basteln, bei denen ihr mehrere Ereignisse während eines „Zaps“ miteinander verknüpft. In unserem Beispiel könnten wir dann z. B. noch zusätzlich einen Willkommenstweet absetzen oder eine Mail an uns selbst mit definierbarem Inhalt versenden. Wenn man sich etwas mit dem Tool befasst, merkt man schnell, dass einem fast keine Grenzen gesetzt werden. Wir haben euch folgend 25 praktische Zaps aufgelistet, die ihr nutzen könnt, um euren Alltag zu erleichtern.

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Ein Dank geht an dieser Stelle an Zapier. Sie waren so freundlich und haben uns 5 Zapier T-Shirts zur Verfügung gestellt, die wir an euch verlosen dürfen. Wenn ihr euch ein richtig cooles T-Shirt sichern wollt, dann sagt uns in den Kommentaren, welcher euer Lieblingszap ist. Dieser Zap muss nicht aus unserer Liste stammen. (Wenn uns mehr als 5 Personen ihren Lieblings-Zap verraten, entscheidet das Los.)

#1 WordPress & Buffer

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Mit diesem Zap könnt ihr beispielsweise neue Blogbeiträge direkt in euren Social Media-Queue eintragen und vergesst nie wieder, Artikel in euren Social Media-Kanälen zu teilen.

? WordPress | Buffer

#2 Eventbrite & Mailchimp

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Dieser Zap lässt euch Teilnehmer einer mit Eventbrite erstellten Veranstaltung direkt in euren E-Mail-Verteiler eintragen.

? Eventbrite | Mailchimp

#3 Gmail & Trello

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Diese Kombination lässt euch eine E-Mail mit einem Label versehen und erstellt daraufhin automatisch eine passende Trello-Karte.

? Gmail | Trello

#4 Surveymonkey & SMS

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Es läuft eine wichtige Umfrage per Surveymonkey und du willst über jede Antwort sofort informiert werden? Dann lass dir einfach automatisch eine SMS schicken, sobald jemand das Formular ausgefüllt hat.

? Surveymonkey

#5 Trello & Slack

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Mit diesem Zap vergisst dein Team nie wieder eine wichtige Trello-Karte. Jedes Mal, wenn eine neue Aufgabe erstellt wird, wird dieses Ereignis direkt in Slack kommuniziert.

? Trello | Slack

#6 Dropbox & Slack

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Mit diesem Zap erhältst du jedes Mal, wenn eine neue Datei in ein vorbestimmtes Dropbox-Verzeichnis hochgeladen wird, eine Benachrichtigung in Slack und kannst von dort auch direkt auf die Datei zugreifen.

? Dropbox | Slack

#7 Dropbox & Google Drive

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Der ewige Kampf: Google Drive gegen Dropbox. Wenn diese Auseinandersetzung in deinem Unternehmen noch nicht gelöst ist, dann wirst du diesen Zap lieben. Er ermöglicht es dir, jede Datei, die im Google Drive-Verzeichnis hochgeladen wird, auch automatisch in Dropbox hochzuladen.

? Google Drive | Dropbox

#8 Wunderlist & Trello

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Trello wird meist von größeren Teams genutzt, während Wunderlist eine eher minimalistische und für kleinere Teams passende Lösung des Aufgabenmanagements darstellt. Zusätzlich können mit Wunderlist oft auch private To-Dos organisiert werden. Mit diesem Zap verhinderst du Parallelwelten und erstellst für neue Wunderlist-Aufgaben ebenfalls eine Karte in Trello.

? Wunderlist | Trello

#9 Twitter & Google Sheets

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Mit diesem Zap speicherst du alle Personen automatisch in einem Google Spreadsheet ab, die dich auf Twitter erwähnen. Auf diese Weise hast du jederzeit eine Liste der Personen, die sich für dich interessieren und die möglicherweise auch in Zukunft bereit sind, Content von dir zu teilen.

#10 Feedly & Evernote

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So kannst du stets den neuesten Content kuratieren: Folge bei Feedly den besten Blogs und nutze diesen Zap, um all deren Artikel in Evernote in einem separaten Notizbuch zu speichern. Sortiere dann täglich aus, welche Artikel du als besonders wertvoll erachtest und speichere diese in ein zusätzliches Notizbuch, welches du dann auch für Zap #11 verwenden kannst.

? Feedly | Evernote

#11 Evernote & Buffer

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Nachdem du alle interessanten Artikel aussortiert und in ein bestimmtes Evernote-Notizbuch verschoben hast, werden sie durch diesen Zap dadurch automatisch in deine Buffer-Warteschlange eingefügt. Darüber hinaus solltest du jeden Artikel mit einem Snip.ly-CTA versehen, damit du ebenfalls von dem Traffic profitierst.

? Evernote | Buffer | Snip.ly

#12 Instagram & Facebook

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Mit diesem Zap kannst du deine Instagram-Posts automatisch auch auf Facebook posten lassen. So sparst du dir möglicherweise eine Aufgabe, die du sonst händisch vorgenommen hättest.

#13 Google Contacts & Mailchimp

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Du willst schnell neue Personen in deinen E-Mail-Verteiler aufnehmen? Dann setze diesen Zap ein und füge neue Google Kontakte, die du z. B. auf deinem Handy eingibst, direkt in eine vordefinierte Mailchimp-Liste ein. Hierbei ist natürlich Vorsicht geboten, wenn du diesen Personen werbliche Nachrichten zukommen lassen willst. Das ist in Deutschland nicht ohne Weiteres erlaubt (Double-Opt-In etc.).

? Mailchimp

#14 Typeform & Gmail

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Mit diesem Zap erstellst und verschickst du automatisch Follow-up-Mails per Gmail an Personen, die deine Typeform-Umfrage absolviert haben. Dabei kannst du direkt auf die Umfrage Bezug nehmen und deren Inhalte aufgreifen.

? Typeform | Gmail

#15 Wunderlist & Google Kalender

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Deine Wunderlist-To-Dos mit deinem Kalender synchronisieren? Kein Problem. Dieser Zap integriert deine Wunderlist-Aufgaben (je nach Datum) in deinen Google Kalender.

? Wunderlist

#16 Instagram & Pinterest

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Du findest Pinterest wirklich interessant, aber scheust den Aufwand und würdest es gern testen, ohne gleich täglich 10 Stunden dafür aufbringen zu müssen? Dann ist dieser Zap womöglich genau das Richtige für dich. Er postet deine Instagram-Fotos automatisch auf Pinterest für dich.

#17 Mailchimp & Mailchimp

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Mailchimp ist kostenlos, doch sobald du eine bestimmte Anzahl an Kontakten übersteigst, wird es kostenpflichtig. Leider zählen auch gleiche Kontakte in verschiedenen Listen mehrfach. Mit diesem Zap hast du jeden Kontakt nur in einer Liste, da Duplikate gelöscht werden.

? Mailchimp

#18 Google Sheets & Gmail

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Mit diesem Zap kannst du automatisch jedes Mal eine Mail per Gmail versenden, wenn eine neue Reihe zu einem Google Sheet hinzugefügt wird. Du könntest also beispielsweise neue Kontakte, die du in dieses Spreadsheet eingetragen hast, automatisch anschreiben.

? Gmail

#19 Facebook & Slack

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Sobald du einen neuen Facebook-Post veröffentlichst, wird automatisch eine Nachricht in einem bestimmbaren Slack-Channel versendet. Auf diese Weise kannst du z. B. Teammitglieder praktisch auf dem Laufenden halten und über neue Posts schnell informieren.

? Slack

#20 Facebook & LinkedIn

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Neben all den Social Media-Kanälen auch noch Content für LinkedIn erstellen? Wenn du erst einmal prüfen möchtest, ob sich das lohnt, nutze einfach diesen Zap. Dadurch postest du deine Facebook-Inhalte automatisch auch auf LinkedIn.

? LinkedIn

#21 WordPress & E-Mail

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Du hast einen Lieblingsblog, der auf WordPress basiert, jedoch in einer anderen Sprache geschrieben ist? Dann solltest du dir diesen Zap ansehen. Er schickt dir neue Posts dieses Blogs übersetzt in einer Sprache deiner Wahl per E-Mail.

? WordPress

#22 PayPal & Google Sheets

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Sobald du eine neue PayPal-Transaktion verzeichnen kannst, wird automatisch ein Eintrag in einem Google Sheet mit den dazugehörigen Informationen gesetzt. So behältst du stets den Überblick über Einnahmen und Ausgaben.

? PayPal

#23 Wrike & Slack

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Du nutzt Wrike für dein Projektmanagement? Mit diesem Zap werden deine Teammitglieder auf Slack automatisch informiert, sobald du eine neue Aufgabe erstellst.

? Wrike | Slack

#24 Google Forms & Trello

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Mit diesem Zap legst du automatisch Trello-Karten an, die auf Antworten aus einem Google Formular stammen. So kannst du beispielsweise in einer Meinungsumfrage bestimmte angesprochene Probleme automatisch als Aufgaben in dein Trello-Board aufnehmen.

? Trello

#25 Meistertask & Timer

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Du hast Aufgaben, die jeden Monat wieder anfallen? Dann nutze diesen Zap, um diese Aufgaben automatisch in deine Meistertask-Aufgabenliste zu schreiben.

? Meistertask

Wartet also nicht lang und schreibt in die Kommentare, welcher euer Lieblings-Zap ist. Teilnahmeschluss ist am 12.10.2016 um 12:00 Uhr. Die Teilnahmebedingungen könnt ihr hier einsehen.

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Wenn euch die Tool-Kombinationen weitergeholfen haben, dann würden wir uns freuen, wenn ihr den Beitrag teilt. Solltet ihr Fragen oder Anmerkungen haben, schreibt sie einfach in die Kommentare. Wir freuen uns über euer Feedback.

Bilduellen:
zapier.com
Gregor Cresnar | Madebyoliver | Icon Works von www.flaticon.com

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