Nie wieder verzetteln: 11 To-Do-Tools für mehr Produktivität

To-Do-Listen sind schnell erstellt. Ein Blatt Papier, 1 Stift (oder Excel & eine Tastatur) und ein wenig Gehirnschmalz. Doch allzu schnell bleibt es nicht bei einer Liste, weil man das alte Dokument nicht mehr wiederfindet oder vergessen hat, dass es existiert.

To-Do-Tools erleichtern euch diesen Prozess enorm. Einmal kurz aufgesetzt sorgen sie dafür, dass ihr den Überblick im Aufgaben-Chaos behaltet und auch bei Projekten im Team produktiv bleibt. Wir haben euch 11 praktische Aufgabenmanagement-Tools zusammengestellt, mit denen ihr eure Produktivität erheblich steigern könnt.

#1 Der Vorreiter: Wunderlist


Das von Microsoft aufgekaufte Wunderlist überzeugt durch ein einfaches aber intuitives Design, mit dem Aufgaben übersichtlich in Listen verwaltet und erledigt werden können. Die kostenlose Version bietet für die meisten Anwender genügend Funktionalität. Mit der Pro-Version kannst du u. a. größere Dateianhänge zuweisen, mehr Teilaufgaben erstellen und pro Liste mehr Aufgaben im Team zuweisen.

Wunderlist ist für dich geeignet, wenn…

… du ein schlankes und intuitives Tool möchtest, mit dem du Aufgaben verwalten und Teammitgliedern zuweisen kannst.

#2 Konzentriert arbeiten: Todoist

Todoist Screenshot

Todoist legt viel Wert auf ein ablenkungsfreies Design, mit dem du ohne Unterbrechungen deine Aufgaben abarbeiten kannst. Die Aufgaben werden ähnlich wie bei Wunderlist in Listenform verwaltet. Darüber hinaus kannst du dir deine Produktivität über einen Zeitraum hinweg auch visualisieren lassen, um zu sehen, wie effektiv du gearbeitet hast.

Todoist ist für dich geeignet, wenn…

… du deine To-Dos jederzeit auf allen Geräten abrufen können willst und  Wert auf ein cleanes Design sowie Funktionen wie das Arbeiten im Team sowie die Aufsplittung von Aufgaben und Projekten legst.

#3 Jederzeit den Überblick behalten: Meistertask

meistertask_blogbeitrag

Meistertask lässt dich von einem zentralen Dashboard aus agieren, das dir jegliche Informationen über deine Aufgaben und Projekte anzeigt. Aufgaben können beispielsweise in Offen, In Arbeit und Erledigt unterteilt werden, um im Team für mehr Transparenz hinsichtlich des Stands von Projekten zu sorgen.

Meistertask ist für dich geeignet, wenn …

… du ein Aufgabenmanagement-Tool für dich und dein Team benötigst, das dir jederzeit einen vollständigen Überblick über Projekte und Aufgaben bietet.

#4 Einfach aber effektiv: Remember the Milk

 

Remember the Milk ist eines der ältesten To-Do-Tools und verfolgt das Ziel, dass du überall schnell und einfach auf deine Aufgaben zugreifen und neue erstellen kannst. Es zeichnet sich dadurch vor allem durch seine Einfachheit in der Bedienung aus.

Remember the Milk ist für dich geeignet, wenn …

… du ein einfaches Tool ohne großen Schnickschnack möchtest, mit dem du deine Aufgaben verwalten und mit anderen Personen teilen kannst.

#5 Projekte im Team bewältigen: Asana


Asana, gegründet von Dustin Moskovitz (Co-Founder Facebook) und Justin Eisenstein (u.a. Co-Erfinder des Like-Buttons), war ursprünglich davor vorgesehen, die Produktivität der Teams bei Facebook zu optimieren, wurde dann aber doch der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Asana ist darauf bedacht, die Zusammenarbeit im Team an Projekten effizient zu gestalten, so dass jedes Teammitglied jederzeit über den Fortschritt informiert ist und genau einschätzen kann, was wann zu tun ist.

Asana ist für dich geeignet, wenn …

… du ein leistungsstarkes Aufgaben- bzw. Projektmanagement-Tool benötigst, mit dem du deine Projekte im Team optimal bearbeiten kannst.

#6 So anspruchsvoll wie du willst: Toodledo

Toodledo Screenshots

Toodledo ist darauf ausgelegt, nicht nur deine Aufgaben zu verwalten, sondern dir auch die Möglichkeit zu bieten, sie mit anderen Personen zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Das Tool lässt dich deinen Arbeitsplatz personalisieren, so dass du entscheiden kannst, welche Features du wirklich benötigst und welche dich nur ablenken.

Toodledo ist für dich geeignet, wenn …

… du ein Tool suchst, das mit deinen Anforderungen wachsen und deine Aufgaben einfach verwalten kann. Teamarbeit ist für dich nicht ausgeschlossen und sollte möglich sein.

#7 Die Videospiel-Variante: Habitica

Habitica Screenshot

Habitica ist der Exot unter diesen Aufgabenmanagement-Tools und bezeichnet sich selbst als Videospiel. Und im Grunde ist es genau das. Du erstellst einen Charakter, der gegen Monster (Aufgaben) kämpfen muss und mit anderen Nutzern (Team oder extern) konkurriert. Dabei kannst du spezielle Ausrüstung freischalten und immer weiter leveln.

Habitica ist für dich geeignet, wenn …

… dich schnöde To-Do-Listen langweilen. Du brauchst Action und ein Gamification-Ansatz (Anwendung von spielerischen Elementen) motiviert dich, produktiver zu sein.

#8 Kalender und Aufgaben vereint: hiTask

Mit hiTask verwaltest du Aufgaben für dich und im Team und teilst deinen Online-Kalender mit deinen Teammitgliedern. Auf diese Weise hast du jederzeit anstehende Aufgaben im Blick und siehst, welche Teammitglieder freie Kapazitäten haben.

hiTask ist für dich geeignet, wenn …

… die Verknüpfung von Kalender und Aufgabenverwaltung für dich essentiell ist. Zudem benötigst du ein Tool, welches zur Kollaboration im Team geeignet ist.

#9 Getting Things Done: Nirvana

Nirvana Screenshot

Nirvana basiert auf dem Getting Things Done-Ansatz (GTD) und verfolgt vor allem das Ziel, dich fokussiert arbeiten zu lassen und Prioriäten zu setzen, um deine Produktivität zu erhöhen. Zudem gibt es eine klare Unterteilung in Bereiche, die du selbst individuell gestalten kannst, um z. B. private von geschäftlichen Aufgaben zu trennen.

Nirvana ist für dich geeignet, wenn …

… du nach einem Aufgabenmanagement-Tool suchst, mit dem du deine persönlichen Aufgaben (privat oder geschäftlich) optimal verwalten kannst. Du legst Wert auf eine klare Prioritätenlegung.

#10 To-Do-Listen für Apple-Jünger: Things

Things Screenshot

Things ist ausschließlich für Apple-Geräte verfügbar und hilft dir dabei, deine Aufgaben in einem intuitiven und schlichten Interface zu verwalten. Darüber hinaus bietet es die Daily Review-Funktion, die dich deine Aufgaben für den Tag durchgehen lässt. Auf diese Weise weißt du genau, was täglich zu tun ist und behältst auch nicht geschaffte Aufgaben im Auge.

Things ist für dich geeignet, wenn …

… du ein Tool suchst, welches auf dich und dein iOS-Ökosystem zugeschnitten und dementsprechend durchgestylt ist.

#11 Alles rund um deine Aufgaben: Any.DO

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Any.DO ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das du bequem allein oder aber auch im Team nutzen kannst. Es bietet dir an, deine Listen mit anderen Personen zu teilen und synchronisiert deine Aufgaben über alle Geräte hinweg. Eine besondere Funktion ist der Tagesplaner, der sich darum kümmert, dass du deinen Tag sinnvoll nutzen kannst. Zudem gibt es eine Reihe von Funktionen, die dich E-Mails, SMS, Anrufe oder auch Reisebuchungen direkt von Any.DO aus tätigen lassen.

Any.DO ist für dich geeignet, wenn …

… du ein Tool suchst, mit dem du nicht einfach nur deine To-Do-Listen abhaken kannst, sondern mit dem du Aufgaben mit anderen teilen, deinen Aufgaben möglichst viel Kontext hinzufügen und jederzeit den Überblick bewahren möchtest.

#Zusammenfassung:

Ueberblick ueber Aufgabenmanagement-Tools

Bonus-Tools:

#12 Aufgabenmanagement für Teams: Trello

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Trello ist ein Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool auf Kanban-Basis. Aufgaben werden in Karten angeordnet, die in Listen und Boards verwaltet werden. Auf diese Weise weist du einfach Aufgaben zu und behältst stets den Fortschritt über den Fortschritt über bestehende/abgeschlossene/zukünftige Projekte.

Trello ist für dich geeignet, wenn ...

… du ein übersichtliches Aufgabenmanagement-Tool suchst, mit dem du in Kanban-Form deines To-Do-Listen abarbeiten kannst.

#13 Mehr als nur Notizen: Evernote

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Evernote ist dafür bekannt, ein praktisches Mittel zur Abspeicherung von Notizen zu sein. Doch du kannst das Tool auch dazu nutzen, deine Aufgaben in Listen und Checklisten zu verwalten. Das Praktische daran ist, dass du deine Aufgaben mit neuen Notizen verknüpfen und so mehr Kontext für deine Projekte hinzufügen kannst.

Evernote ist für dich geeignet, wenn …

… du ständig neue Ideen für bestehende Aufgaben hast und ein Tool suchst, mit dem du einerseits Aufgaben verwalten und andererseits flexibel in der Umsetzung und Planung bleiben kannst,

#14 Ordnung für deinen Tag: 135 List

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135 List organisiert deinen Tag mit der 1-3-5 Methode. Dazu musst du 1 großes Projekt, 3 mittlere und 5 kleine Dinge wählen, die du am Tag vollbringen willst. Auf diese Weise gehst du sicher, dass du wirklich das erledigst, was du dir vorgenommen hast und erstellst einen realistischen Workload.

135 List ist für dich geeignet, wenn …

… du ein To-Do-Listen-Tool suchst, das dir dabei hilft, deinen Tag optimal zu organisieren und dir genau vorgibt, wie du deine Aufgaben abarbeiten solllst.

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PS: Ihr seid auf der Suche nach mehr Tools? Dann schaut euch unsere Übersicht der Aufgabenmanagement-Tools für den Kollaborationsbereich und für den Projektmanagement-Bereich auf suitApp.de an.

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