Diesmal hatten wir ein spannendes Gespräch mit Franziska BernhardSenior PR und Marketing Manager von dem Projektmanagement-Tool Wrike. Sie erzählte uns wie die Idee zum Tool entstanden ist, welche Hürden es auf dem Weg gab und auf welche Tools sie selbst nicht verzichten könnte. Viel Spaß beim Lesen. 

 

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Kannst du Wrike und das Unternehmen, welches dahinter steht, kurz vorstellen?

Vor 10 Jahren fing alles an: Unser Gründer und CEO Andrew Filev sah in seiner damaligen Firma, wie umständlich es war, Teams über E-Mails und Tabellen zu organisieren. Er wollte einen besseren Weg der Zusammenarbeit finden und gründete Wrike. Was damals als Start-up im Silicon Valley begann, ist heute ein weltweit agierendes Unternehmen mit über 400 Mitarbeitern.

Welches Problem löst ihr mit Wrike?

Wrike macht Teams produktiver und leistungsfähiger. Es ist eine Plattform, in der Projekte und Aufgaben mit ihrem gesamten Kontext zur Verfügung stehen: Deadlines, Beschreibungen, Verantwortliche, Anhänge, Diskussionen und mehr. So sind alle im Team immer auf dem aktuellen Stand und können sich auf das Wesentliche konzentrieren, anstatt sich in endlosem E-Mail-Ping-Pong zu verlieren. Vor allem die Kommunikation über Standorte und Zeitzonen hinweg, wie es bei internationalen Unternehmen häufig der Fall ist, wird mit Wrike deutlich einfacher.

Was ist dein Lieblings-Feature von Wrike?

Vor Kurzem haben wir das Feature „Prüfung & Freigabe“ hinzugefügt. Ich nutze es fast täglich, um mit Kollegen Grafiken und andere Materialien, zum Beispiel Videos oder PDFs, zu besprechen. Ich kann ganz einfach einen Kommentar an jeder beliebigen Stelle hinterlassen und jeder weiß sofort, was gemeint ist. Das ist viel einfacher als in der Langform zu umschreiben „ich meine den Übergang zwischen blau und grün in der oberen linken Ecke rechts neben dem Logo“.

Was macht euch einzigartig gegenüber Wettbewerbern und gab es diesbezüglich über die Jahre hinweg einen Lernprozess?

Die meisten Tools sind entweder auf Aufgabenmanagement, auf Projektmanagement oder auf Collaboration ausgelegt. Wrike bringt das Beste aus all diesen Welten zusammen und hat viele Funktionen, die es gerade für größere Teams und Unternehmen interessant machen: Reports, Anfrageformulare, Zeitleisten oder individualisierbare Status-Felder, um nur ein paar zu nennen. Gleichzeitig ist Wrike für den einzelnen Mitarbeiter so einfach zu nutzen, dass es vom Team schnell angenommen und zum täglichen Begleiter wird. Das ist etwas, dass wir über die Jahre gelernt haben: Funktionen sind wichtig, aber noch wichtiger ist, dass sie gut zu nutzen sind.

Welche schwierigen Herausforderungen musstet ihr auf eurem Weg meistern und was war euer erster großer Meilenstein?

2015 haben wir unsere Europazentrale in Dublin eröffnet. Das war ein wichtiger Schritt für uns, unser Team in Europa wächst seitdem stetig. Mit dem Wachstum sind wir immer öfter auf die Herausforderung gestoßen, dass Kunden ihre Daten innerhalb der EU speichern wollen. Um das zu ermöglichen, haben wir ein Rechenzentrum in den Niederlanden eröffnet – eine wichtige Investition, die besonders von unseren großen Kunden sehr geschätzt wird.  

Für welche Art von Unternehmen ist euer Tool gedacht? Kannst du uns eine Auswahl eurer Kunden nennen?

Wrike ist sehr flexibel und wird vom Start-up bis zum Konzern von ganz verschiedenen Unternehmen eingesetzt. In Deutschland ist Wrike besonders stark im Mittelstand (Mevaco), bei Agenturen (coma AG), Dienstleistern (metricminds) und der IT-Branche (Loxone) vertreten. Es ist für alle Unternehmen gedacht, in denen Arbeit zwischen mehreren Personen oder Teams organisiert wird – und die sich dabei mehr Effizienz, Überblick und Struktur wünschen.  

In welcher Unternehmens-Abteilung wird euer Tool üblicherweise genutzt und wie? (z. B. Marketing, HR …) Gab es schon überraschende Use-Cases eurer Kunden, an die ihr so vorher nicht gedacht habt?

Wrike wird besonders gerne von Marketing- und Grafik-Abteilungen eingesetzt, da hier häufig viele Aufgaben gleichzeitig gehandhabt werden. Die Marketing-Abteilung von Hootsuite nutzt zum Beispiel Wrike, um damit einen besseren Überblick über das große Aufgabenvolumen zu haben und die eigenen Ressourcen besser einzusetzen. Unsere Kunden überraschen uns immer wieder damit, wie sie Wrike nutzen, denn vom Musiker bis zum Auto-Hersteller ist die Bandbreite sehr groß. Eine Kollegin hat mit Wrike sogar ihre eigene Hochzeit organisiert.

Gab es oder gibt es “Growth Hacks” oder besondere Marketing-Taktiken, die euch dabei geholfen haben, eine Reichweite aufzubauen und die ersten Kunden zu generieren?

Wir haben sehr früh in die Übersetzung der Software investiert und Support in verschiedenen Sprachen angeboten. Das hat uns geholfen, nicht nur in den USA, sondern weltweit erfolgreich zu sein. Auch wenn viele Menschen Englisch sprechen, ist es doch angenehmer, wenn man eine Software, die man täglich nutzt, in der eigenen Sprache bedienen kann. Mittlerweile gibt es Wrike in zehn Sprachen – jeder Nutzer kann Wrike in der Sprache seiner Wahl nutzen, auch innerhalb einer Firma.

Welche Tools nutzt ihr selbst ständig im Unternehmen (5-10) und wie tragen sie zu eurem Erfolg bei? Nutzt ihr Integrationen zwischen diesen Tools?

Wrike ist die Schaltzentrale, mit der wir alle arbeiten. Darüber hinaus verwendet jede Abteilung spezifische andere Tools. Im Marketing ist das zum Beispiel die Adobe Suite, Google Docs, Hootsuite oder Marketo. Damit keine Silos entstehen, nutzen wir Integrationen, wo immer es geht. So arbeitet zum Beispiel unser Vertrieb regelmäßig mit Salesforce, unsere Grafikabteilung mit Photoshop – da beide Lösungen mit Wrike integriert sind, sind die Teams trotz unterschiedlicher Software-Landschaft miteinander verbunden, um nahtlos zusammenarbeiten zu können.

Kann man Wrike in andere Tools integrieren und wenn ja, in welche?

Neben den eben genannten Integrationen bietet Wrike über 30 weitere Integrationen. Unter anderem mit Microsoft Office 365, Dropbox, Slack, GitHub, Zendesk und SurveyMonkey. Mit den E-Mail- und Kalender-Integrationen lässt sich Wrike zudem gut in die täglichen Arbeitsabläufe einbinden. Wir wollen den Arbeitsalltag unserer Nutzer möglichst einfach machen und fügen daher regelmäßig neue Integrationen hinzu.

Auf welche 3 Blogs/Webseiten könntest du persönlich und beruflich nicht verzichten?

Es ist schwierig, sich hier auf drei zu beschränken. Da ich an unserem eigenen Blog mitarbeite, bin ich dort täglich unterwegs. Außerdem lese ich regelmäßig Blogs zu Entwicklungen in der Arbeitswelt, wie zum Beispiel Zukunft der Arbeit. Um über die technische Welt auf dem Laufenden zu bleiben, schaue ich gerne in die t3n.

Vielen Dank für diesen Einblick!