Was haben Buffer, Automattic (die Firma hinter WordPress), Basecamp und suitApp gemeinsam? Sie alle nutzen die sogenannte “Distributed Company“ als Organisationsform für ihr Unternehmen. Unter einer Distributed Company versteht man ein Unternehmen, das über kein zentrales Büro verfügt, in welches alle Mitarbeiter täglich zum Arbeiten kommen, sondern die Mitarbeiter von dem Ort arbeiten, an dem sich sie wohlfühlen und am produktivsten arbeiten können. Oft handelt es sich dabei um national oder international verteilte Teams, bei denen die Mitarbeiter in ihren Heimatstädten bzw. Heimatländern im Home Office oder Coworkingspace arbeiten.
Vorteile einer Distributed Company
Freiheiten für Mitarbeiter
Die Mitarbeiter erhalten durch die Organisationsform ähnliche Vorteile wie bei den weiter verbreiteten Arbeitsformen Home Office oder der Remote Arbeit: ortsunabhängiges Arbeiten, keine vorgeschriebene Präsenszeit und meist sehr flexible Arbeitszeiten, sodass sich die Arbeit mit Freizeit und Familie besser vereinen lässt. Dadurch, dass die komplette Firma verteilt arbeitet, entsteht außerdem nicht der Eindruck, dass der Remote Worker sich außerhalb des Firmengeschehens befindet.
Weltweite Talentsuche
Im vielzitierten „War for talents“ haben Distributed Companies einen entscheidenden Vorteil: durch die nicht vorhandene Bindung an einen bestimmten Standort können sie weltweit die besten Mitarbeiter anwerben und diese brauchen in der Folge nicht ihren Wohnort zu wechseln. So arbeiten für den WordPress-Entwickler Automattic mittlerweile über 500 Mitarbeiter aus über 50 verschiedenen Ländern zusammen.
Teambuilding & 24/7-Support
Wo klassische Firmen als Teambuilding-Maßnahme gemeinsam eine Bootstour unternehmen oder in den Hochseilgarten gehen, treffen sich Distributed Companies mehrmals im Jahr als ganzes Team an einem spannenden Ort im Ausland. So hat Automattic als komplettes Team schon große Treffen in San Francisco, La Paz, Budapest und Whistler abgehalten und Buffer hatte Meetups in Cape Town und New York.
Gerade im Supportbereich ist außerdem die geografische Verteilung ein großer Vorteil: durch die verschiedenen Zeitzonen kann eine 24/7-Verfügbarkeit des Supports und eine generelle Erreichbarkeit des Unternehmens sichergestellt werden – ohne dass dafür Mitarbeiter anstregende Nachtschichten schieben müssen.
Nachteile einer Distributed Company
Doch es gibt auch Unternehmen, welche die Organisationsform Distributed Company eher kritisch sehen. Sie bemängeln, dass dabei Innovationen aufgrund fehlender Teamarbeit auf der Strecke bleiben und eine gute Führung der Mitarbeiter nicht möglich ist.
So entschied Yahoo im Jahr 2013 eine Anwesenheitspflicht im Büro für alle Mitarbeiter, da Arbeitsgeschwindigkeit und Qualität ihrer Mitarbeiter im Home Office nicht zufriedenstellend waren.
Der größte Nachteil ist aus unserer Sicht allerdings eher die fehlende alltägliche Face-to-Face-Kommunikation im örtlichen Büro. Wird diese nicht effektiv durch passende Online-Software substituiert, kann das tatsächlich verheerende Folgen für das Unternehmen haben, da wichtige Informationen nicht ausgetauscht werden.
Umsetzung einer Distributed Company
Die Basis für eine Distributed Company ist die Nutzung passender Online-Tools, welche herkömmliche Prozesse einer klassischen Firma ersetzen.
Kommunikation
Durch die fehlende Zentralisierung der Mitarbeiter an einem Ort entfällt erstmal die tagtägliche Kommunikation mit den Kollegen über (un)wichtige Dinge im Büro. Mit SaaS-Software wie Slack oder HipChat gibt es dafür Ersatz. Mit diesen Tools kann man verschiedene Channels für die jeweiligen Arbeitsbereiche oder Projekte erstellen, direkt untereinander kommunizieren und schnell relevante Daten austauschen. Durch die Verknüpfung mit anderen Tools, wie beispielsweise der CRM-Softwares des Unternehmens, bleiben die Mitarbeiter stets über alle Aktivitäten im Unternehmen informiert (wir zeigen dir in diesem Blogartikel wie das für Slack funktioniert).
Datenmanagement und -bearbeitung
Zur Speicherung von Daten und dem gleichzeitigen weltweiten Zugriff auf diese ist die Nutzung einer Cloudlösung unabdingbar. Auch klassische Unternehmen nutzen bereits vielfach Lösungen wie Google Drive, Dropbox oder Your Secure Cloud, wodurch in diesem Bereich kein größerer Unterschied besteht. Neben der Speicherung lassen sich beispielsweise mit Google Drive Dokumente kollaborativ und in Echtzeit als Team bearbeiten.
Projektmanagement
Auch für das Projektmanagement gibt es passende SaaS-Lösungen, mit denen die Prozesse komplett online abgebildet und ein Überblick über Fortschritte und verwendete Ressourcen geschaffen werden können. (Zehn verschiedene Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Planio haben wir euch in diesem Blogartikel vorgestellt.)
Aufbauend auf diesen drei Grundpfeilern lässt sich die Toolauswahl je nach individuellem Bedarf des Unternehmens erweitern. Mögliche Ergänzungen gibt es hier vor Allem im Bereich Marketing (Social Media-, Email– und Content-Marketing), Kundenmanagement (CRM und Support) und Finanzen (Buchhaltung und Rechnungsmanagement).
Fazit
Mit der Unterstützung der passenden Tools lassen sich nahezu alle Prozesse einer Firma auch online abbilden und ermöglichen damit die neue Organisationsform der Distributed Company. Weltweit verteilte Mitarbeiter arbeiten dabei ortsunabhängig und meist zeitlich flexibel an ihren Projekten und Aufgaben. Auch wenn diese Organisationsform sicherlich nur für bestimmte Firmen geeignet ist, bietet es für diese Unternehmen viele Chancen wie motiviertere Mitarbeiter, weltweites Rekrutierung von fähigen Mitarbeitern und 24/7-Support für Kunden. Bei der Umsetzung sehen wir Vorteile für Firmen, die sich von Anfang an als Distributed Company organisieren und so eine passende Unternehmenskultur entwickeln können. Eine Umorganisation bestehender Unternehmen mit verfestigten Strukturen ist wohl bedeutend schwieriger umzusetzen, wie an dem Beispiel von Yahoo sichtbar wird.
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